SPA-KONFERENCJE.PL

Dlaczego warto organizować konferencje w SPA?

Prowadzenie działalności na szerszą skalę – zarówno biznesowej, jak i edukacyjnej wymaga coraz częściej organizacji lub udziału w konferencjach czy spotkaniach o charakterze szkoleniowym. Idealnym miejscem podnoszącym prestiż takich eventów jest obiekt o profilu SPA & Wellness, kuszący wyrafinowaną elegancją i ekskluzywnymi warunkami zarówno na spotkanie, jak i do relaksu.

Rynek konferencyjny w Polsce od kilku lat wyraźnie profesjonalizuje się. Otwierane są nowoczesne, znakomicie wyposażone ośrodki konferencyjne, a te już istniejące starają się o ciągłe podnoszenie swego standardu. Konkurencja sprawia, że klienci organizujący konferencje mogą łatwiej i taniej znaleźć doskonały obiekt, uwzględniający wszystkie ważne dla nich czynniku sukcesu danego spotkania. Liczy się więc coraz więcej szczegółów, pod kątem których obiekty te są wybierane, a jednym z kryteriów staje się także istnienie strefy rekreacyjnej czy zapewniającej elementy odnowy biologicznej, w tym dostęp do najlepszych zabiegów i rytuałów czy możliwość obcowania z wodą.

Konferencje i szkolenia w hotelach SPA & Wellness już same w sobie stanowią wartość dodaną dla uczestników, ponieważ często zawierają w swoim programie atrakcje wychodzące poza tematykę spotkania, a umożliwiające za to odpoczynek czy prowadzenie kuluarowych rozmów w strefie poświęconej relaksowi i zdrowiu. Dla osób nawiązujących nowe kontakty biznesowe jest oczywistym, że nigdzie nie robi się tego lepiej, jak w warunkach neutralnych, z dala od biura i sztywnej etykiety. SPA jest takim miejscem, w którym z potencjalnym kontrahentem można porozmawiać nad brzegiem basenu, gdzie prezesi nawet bardzo zróżnicowanych pod względem rocznych obrotów firm są sobie równi – szukają odpoczynku i odprężenia, wychodzą poza standardowy dress code oraz normy zachowań konieczne do uszanowania w warunkach tradycyjnych negocjacji.

Choć wydawać by się mogło, że obecność centrum SPA w hotelu konferencyjnym nie ma znaczenia, może się okazać, że będzie ona kluczową dla naszego wydarzenia. Dzieje się tak dlatego, że spotkań o charakterze biznesowym i szkoleniowym jest po prostu na rynku bardzo dużo i osoby wybierające się na nie szukają nowych bodźców oraz innych możliwości spędzenia tego czasu, niż mieli to w zwyczaju dotychczas. Prelekcje, wykłady i dyskusje – zwłaszcza te prowadzone w monotonny i mało interakcyjny sposób wyszły już z mody, a uczestnicy szkolenia oczekują od organizatorów znakomitego przygotowania – także pod względem logistycznym. Oceniając konferencje biorą pod uwagę nie tylko jej wartość merytoryczną, ale równie bacznie przyglądają się warunkom noclegowym, wyżywieniu oraz możliwości wypoczynku i rekreacji – w najlepszym z możliwych wydaniu.

Jeśli zaś przygotowujemy spotkanie dla pracowników naszej firmy, wyjazd do obiektu SPA & Wellness może być wykorzystany także jako element integracyjny i motywacyjny, dodatkowo zachęcając pracowników do wytężonej pracy dla spełnienia misji firmy, ale zwracając także uwagę na konieczność regeneracji każdej osoby z naszego zespołu. Pracownicy o wiele bardziej cenią sobie taką postawę, niż przygotowanie dla nich kolejnej prezentacji z wykresami o tym, jak wygląda firma dziś, a co powinni zrobić by zmieniła się w przyszłości.
Konferencje w SPA warto organizować z kilku podstawowych powodów. Jest to wspomniany już prestiż, jaki dodaje naszemu wydarzeniu wysoki standard obiektu oraz luksusowe warunki relaksu. Wartością dodaną jest dostrzeżenie czynnika ludzkiego podczas przygotowywania eventu, czyli traktowanie uczestników nie tylko jako osoby, które mają „zająć miejsce i słuchać”, ale przede wszystkim jako naszych potencjalnych interesariuszy, którym chcielibyśmy zapewnić maksymalny komfort spotkania z nami.

Sposób na Corporate Wellness, czyli konferencje w SPA

Wraz z rozwojem przedsiębiorczości w Polsce, w naszym kraju przyjął się przyswojony z Zachodu korporacyjny model zarządzania pracownikami. Na dłuższą metę okazał on się jednak nie do końca skuteczny, a eksploatowanie potencjału pracownika jedynie pod kątem celów firmy niestety stało się niekiedy sprzeczne z poszanowaniem indywidualizmu, a często także zdrowia pracowników.

Gdy problem wypalenia zawodowego dotyka coraz większej liczby osób, a choroby cywilizacyjne rozprzestrzeniają się w coraz szybszym tempie, na Zachodzie postanowiono po prostu zacząć o pracowników dbać. Szczęśliwie dla nas ten trend, zwany Corporate Wellness również został na naszym rynku zaszczepiony – póki co działa jeszcze nieśmiało, ale z pewnością będzie się nasilał.

Na czym polega działalność Corporate Wellness? Są to właściwie oczywiste praktyki, jakie powinien wprowadzić do swojej firmy każdy dbający o pracowników prezes, a które przekładają się na lepszą wydajność pracy w przyszłości, większą motywację oraz silniejszą identyfikację osób zatrudnionych w danym zakładzie pracy. Praktyki te to edukacja zdrowotna dla wszystkich pracowników, polepszenie jakości warunków pracy, ułatwienie dostępu do zdrowej żywności (na przykład za sprawą stołówki lub wykupienia obiadów) dostęp do infrastruktury sportowo-rekreacyjnej, stała i troskliwa kontrola stanu zdrowia pracowników i wreszcie ścisła współpraca z instytucjami opieki zdrowotnej, a także obiektami SPA & Wellness.

Choć na pierwszy rzut oka może się wydawać, że Corporate Wellness to kosztowna i trudna do zarządzania inwestycja, badania amerykańskie pokazują wyraźnie jak wielkie oszczędności dla firmy mogą przynieść działania prozdrowotne wśród pracowników. Corporate Wellness w efekcie zmniejszają absencję osób zatrudnionych w firmie, zwiększają obopólną satysfakcję z wyników w pracy, a przy tym budują markę przedsiębiorstwa czyniąc jego pracowników najlepszymi, najwierniejszymi i najbardziej wiarygodnymi ambasadorami.

Jednym z elementów działania prozdrowotnego może być wspomniana już współpraca z obiektami o profilu SPA & Wellness – mogą to być zarówno hotele, w których organizowane są konferencje, szkolenia, czy spotkania integracyjne, a także Day SPA, w których pracownicy mają okazję odreagować stres i rozluźnić się poza terminarzem firmowych spotkań, a więc wtedy gdy sami uznają, że tego najbardziej potrzebują.

Spotkania konferencyjne oraz wszelkiego rodzaju szkolenia, w myśl idei Corporate Wellness, powinny nie tylko stanowić okazję do zdobycia wiedzy merytorycznej, czy dyskusji o wizji rozwoju przedsiębiorstwa, ale także wykorzystać nieco swobodniejszy czas na rekreację i odnowę biologiczną. Nawet jednodniowa konferencja organizowana w hotelu SPA może być urozmaicona o zabiegi dedykowane pracownikom, co z pewnością spotka się z dużym zainteresowaniem. Już sama możliwość wyjścia na basen, skorzystania z sauny czy jacuzzi, w sytuacji gdy większość pracowników po prostu nie może tego zrobić w swoim prywatnym wolnym czasie jest znakomitym działaniem profilaktycznym.

Wiele obiektów SPA & Wellness organizujących konferencje w swoim menu SPA zamieszcza specjalne oferty dla biznesu proponując bądź to kameralne pokoje VIP, bądź to specjalne pakiety dla pracowników, opracowane pod kątem specyficznych problemów zdrowotnych wynikających z wytężonej i stresującej pracy. Dotyczą one w większości zbiegów relaksujących znakomicie rozładowujących stres i rozluźniających napięte mięśnie, terapii kręgosłupa, ale także zabiegów pielęgnacyjnych i ekskluzywnych rytuałów sprzyjających wypoczynkowi i regeneracji.

Możliwość korzystania z wysokiej jakości usług SPA przez większość pracowników zostanie z pewnością przyjęta z radością, którą spotęguje świadomość, że dla swoich pracodawców nie są jedynie jednym z wielu elementów „maszyny”, ale podmiotowo traktowanym filarem, wpływającym na sukces całej firmy.

Konferencje SPA w górach

Spektakularne widoki, krystalicznie czyste powietrze, możliwość bliskiego obcowania z naturą – to podstawowe atuty konferencji w górach, jakie w pierwszej kolejności nasuwają się nam na myśl. Jeśli dodamy do tego możliwość korzystania z ekskluzywnych zabiegów w zakresie SPA & Wellness wiemy już, że będzie to idealna lokalizacja.

Najlepsze destynacje, jakie możemy wybrać na organizację naszej konferencji lub szkolenia w górach to Tatry i region Podhala, Karkonosze czy Bieszczady. To miejsca idealne na przygotowanie wydarzeń różnego typu i to o każdej porze roku – latem zachwycają bowiem zielenią i świeżością, umożliwiając uprawianie wielu sezonowych sportów, zimą pozwalają oddać się beztroskiemu białemu szaleństwu.

Jedną z najistotniejszych kwestii, jakie należy brać pod uwagę przygotowując konferencję lub szkolenie jest dojazd w dane miejsce, co w przypadku polskich gór może być niestety problematyczne. Warto pamiętać o niesławie trasy zakopiańskiej oraz o trudnych warunkach jazdy w sezonie zimowym – musimy zagwarantować uczestnikom naszego wydarzenia maksimum komfortu i bezpieczeństwa również w sensie bezproblemowego dojazdu. Pomocne może okazać się zapoznanie z ofertę lotnisk położonych w południowej części naszego kraju, ewentualnie opracowanie – o ile to możliwe – kilku wariantów dojazdu. Wskazane byłoby również organizowanie konferencji poza tak zwanymi „długimi weekendami”, aby uniknąć tłoku na drogach.

W Zakopanem znajdziemy około trzydziestu obiektów o zróżnicowanym standardzie, również te z zapleczem SPA & Wellness, umożliwiających organizację konferencji oraz przygotowanie noclegów nawet dla 350 uczestników. Na terenie Podhala nie brak również nieco skromniejszych pod względem powierzchni sal konferencyjnych oraz liczby miejsc noclegowych ośrodków, których wyraźnym atutem jest malownicze położenie i możliwość stanowienia bazy wypadowej do wycieczek w góry. Równie dogodnymi lokalizacjami do organizacji konferencji w południowej części Polski są Szklarska Poręba, Kudowa Zdrój, Jelenia Góra, Karpacz, Duszniki Zdrój, Polanica Zdrój, Stronie Śląskie czy Świeradów Zdrój. Kolejne miejsca, jakie warto brać pod uwagę to najpopularniejsze miejscowości w Beskidach, a więc Wisła, Szczyrk czy Ustroń.

Jakie atrakcje mogą towarzyszyć konferencji w górach? Tu organizator ma właściwie pełne pole do popisu. Począwszy od możliwości korzystania ze strefy SPA & Wellness w najlepszych ośrodkach konferencyjnych w górach i aquaparkach, będzie to również okazja do wykorzystania całego potencjału, który drzemie właściwie w każdej większej miejscowości Polski południowej. Będzie więc to okazja do przemierzania pieszych i rowerowych szlaków turystycznych, zwiedzania najciekawszych zakątków miast położonych w regionie, zwiedzania jaskiń, uprawiania turystyki konnej, spływów po górskich rzekach, wędrówek po rezerwatach przyrody i parkach narodowych, także w popularnej wersji z kijkami Nordic Walking. Dla miłośników sportów ekstremalnych w polskich górach również nie zabraknie atrakcji – w wyżej położonych terenach można spróbować swoich sił w rajdach terenowych, motocrossie, wspinaczce górskiej, kajakarstwie górskim, można również spróbować swoich sił na paralotni – wszystko zależy od posiadanych przez uczestników zainteresowań, ich umiejętności oraz budżetu naszej imprezy.

Konferencje SPA nad morzem

Choć Morze Bałtyckie do najcieplejszych w Europie nie należy, kusi swymi urokami nie tylko turystów, ale również uczestników konferencji. Spotkania biznesowe i szkoleniowe organizowane nad morzem należą do najchętniej wybieranych i popularnych, a zarazem najbardziej atrakcyjnych, zwłaszcza pod względem możliwości spędzania wolnego czasu.

Na całej długości polskiego Wybrzeża, zarówno w większych jak i mniejszych miejscowościach położone są znakomite ośrodki konferencyjne oferujące prawdziwie europejski standard usług. Wiele z nich posiada własne ośrodki odnowy biologicznej i SPA, które umilają pobyt uczestnikom i podnoszą prestiż całego spotkania.

W samym tylko Trójmieście znajdziemy kilkadziesiąt obiektów konferencyjnych o różnym standardzie, także te proponujące gościom relaks w rozbudowanej strefie basenowej czy zabiegowej.

Najpopularniejsze miejscowości, w których odbywają się wydarzenia o charakterze biznesowym czy szkolenia to właśnie wspomniane Gdańsk, Gdynia i Sopot, Świnoujście, Międzyzdroje, Kołobrzeg, Łeba, czy Ustka. Kilka najlepszych obiektów położonych jest w bezpośrednim sąsiedztwie plaży, dzięki czemu umożliwiają uczestnikom przyjemną regenerację nawet w ciągu krótkich przerw w czasie konferencji.

W rejonie nadbałtyckim organizatorzy wszelkiego rodzaju imprez konferencyjnych oraz szkoleń mogą wybierać w bardzo bogatej ofercie hoteli SPA, które proponują wynajem sal konferencyjnych – także na duże imprezy - nawet dla ponad 1000 gości. W zasadzie każdy z nich posiada w swojej ofercie specjalne pakiety SPA & Wellness dla firm, które można wykupić na zasadzie urozmaicenia spotkania lub jako alternatywę dla tradycyjnych negocjacji biznesowych dla kameralnych grup. Spotkania integracyjne i motywacyjne zorganizowane w SPA lub aquaparku mogą także stanowić ciekawe urozmaicenie tradycyjnych konferencji.

Warty uznania jest nie tylko wysoki standard obiektów położonych nad morzem, w tym także sal konferencyjnych i noclegów, jakie można w nich zarezerwować, ale właśnie oferta związana z dodatkowymi atrakcjami, imprezami integracyjnymi i motywacyjnymi, które można zaoferować uczestnikom.

Na miłośników aktywnego spędzania wolnego czasu czekają plaże, po których można spacerować, czy biegać; w sezonie letnim można oczywiście kąpać się w morzu, a także uprawiać sporty ekstremalne. Coraz popularniejsze w Polsce jest wędkarstwo morskie, surfing, windsufing, kitesurfing, paralotniarstwo, nurkowanie, zimą można często spróbować wspólnej kąpieli z tak zwanymi „morsami”. Niesłabnącą popularnością cieszy się również żeglarstwo. Wszystkie te pomysły na element integracyjny konferencji czy szkolenia są chętnie wykorzystywane przez ich organizatorów czy specjalistów od incentive travel.

Konferencje nad morzem to doskonały pomysł także ze względu na wysoką konkurencyjność obiektów – dzięki ich licznemu usytuowaniu w regionie pomorskim, organizatorom łatwiej jest negocjować niższą cenę, a tym samym zapewnić uczestnikom wysoki standard nawet przy stosunkowo niskim budżecie całego wydarzenia.

Konferencja w hotelu SPA – jak wybrać najlepszy obiekt?

Decyzja została podjęta – nasza konferencja odbędzie się w hotelu SPA. Jak wybrać najlepszą ofertę spośród setek dostępnych na rynku? Poniżej znajdziecie Państwo krótki poradnik dla organizatora konferencji lub szkolenia w hotelu SPA.

1. Poznaj swoje możliwości finansowe

   Jedną z podstawowych kwestii, o jaką należy zadbać przygotowując konferencję jest ustalenie budżetu. Znając własne możliwości finansowe możemy prowadzić w sposób racjonalny i spokojny negocjacje z wybranymi obiektami, które uznaliśmy za potencjalnie najlepsze. Ustalając kwotę, jaką jesteśmy w stanie przeznaczyć na wynajem sali konferencyjnej, ewentualną pomoc w obsłudze sprzętu, a także takie elementy jak catering, noclegi czy zabiegi SPA dla uczestników, możemy łatwiej wyselekcjonować obiekty, na które nas po prostu stać. Jest to szczególnie ważne przy mniejszych nakładach finansowych, ale również w przypadku ekskluzywnych konferencji warto liczyć każdą potencjalnie wydaną złotówkę.

2. Ustal lokalizację

   Znając liczbę i preferencje uczestników oraz długość trwania konferencji, możemy wybrać miejsce, w jakim się ona odbędzie. Jeśli będzie to jednodniowe spotkanie, adresowane dla osób z różnych części kraju rozsądnie byłoby wybrać lokalizację w centrum Polski, aby dojazd był możliwie dogodny dla wszystkich.

   Jeśli jest to dłuższe, kilkudniowe spotkanie, można pokusić się o wybranie lokalizacji nieco dalszej, jednak wciąż uwzględniając jakość dojazdu – także dla osób niezmotoryzowanych. Może więc to być hotel SPA nad morzem, w górach, wśród jezior i lasów lub w centrum jednego z większych miast – wybór hoteli konferencyjnych ze strefą SPA & Wellness jest w tej chwili prawdziwie bogaty.

   Jeśli to tylko możliwe, zadbajmy, aby w danej lokalizacji na początek wybrać co najmniej trzy obiekty o podobnym standardzie i co najmniej jeden nieco droższy, z którym negocjujemy w pierwszej kolejności, próbując wynająć sale i zamówić usługi za niższą cenę, niż zazwyczaj proponuje dany obiekt. Jeśli negocjacje się nie powiodą, wciąż pozostają co najmniej trzy propozycje lokalizacji, na które z pewnością pozwala ustalony przez nas budżet, a których nie będziemy musieli wyszukiwać w nerwowym pośpiechu.

3. Ustal program merytoryczny i dodatkowe atrakcje

   Warto jeszcze przed negocjacjami znać dokładny przebieg konferencji lub szkolenia, a także plan dodatkowych atrakcji, jakie chcemy zapewnić uczestnikom naszego wydarzenia. Wiele zależy od tego czy ma być to w pełni merytoryczne spotkanie, poświęcone jedynie transferowi wiedzy, czy zawrzemy w nim elementy integracyjne, motywacyjne, a może praktyki związane z Corporate Wellness.

   Musimy także ustalić ilość i długość przerw, czas wolny, ewentualne wspólne wyjścia czy imprezy, które nie są związane bezpośrednio z tematyką szkolenia. Dzięki temu dowiemy się, na ile realnie uczestnicy skorzystają z usług strefy SPA & Wellness i czy jest to wystarczające.

   Wykupując dla uczestników noclegi w obiekcie SPA, często już w pakiecie mamy dla nich możliwość korzystania ze strefy SPA & Wellness, jednak kwestią otwartą pozostaje dodatkowa oferta zabiegów. Warto sobie zadać pytanie, czy przewidujemy wykupienie dla każdego z uczestnika vouchera do wykorzystania w SPA, czy też zupełnie przenosimy koszty korzystania z zabiegów na naszych gości.

   Jeśli oferta obiektu na to pozwala, warto zadbać, aby uczestnicy konferencji czy szkolenia mogli korzystać ze strefy SPA & Wellness w formie integracji, a więc umożliwić im wspólne wyjścia na basen czy do sauny. Przy okazji bardziej kameralnych spotkań – na przykład dotyczących samych prezesów firm, mile widziane jest zamówienie VIP Room’u. Wszystkie te kwestie okażą się jasne, gdy precyzyjnie określimy budżet i program, o czym już wspominaliśmy.

4. Poznaj opinie innych i nie bój się negocjować

   Na wielu forach internetowych można znaleźć opinie organizatorów konferencji, którzy już mieli do czynienia z wieloma obiektami. Można więc pokusić się o poznanie tych ocen, oczywiście starając się zachować możliwie dużą dawkę obiektywizmu. Warto poznać także opinie konkretnych firm szkoleniowych i eventowych, które być może częściej współpracują z danym obiektem konferencyjnym o profilu SPA & Wellness.

   Wiele powinna nam również powiedzieć o hotelu SPA jakość negocjacji prowadzonych przez jego przedstawicieli. Jeśli osoba wyznaczona do kontaktu w sprawie organizacji konferencji jest otwarta, dyspozycyjna, szczera i chętna do pomocy, możemy liczyć na powodzenie naszej współpracy.

   Nie bez znaczenia jest także forma przekazywania informacji o kosztach. Konferencja w hotelu SPA, którego manager potrafi jasno i spójnie przedstawić koszty, bez elementów przedstawionych tak zwanym „małym druczkiem”, możemy mieć większą pewność, że mamy do czynienia z profesjonalistami.

5. Pamiętaj o detalach

   Podczas nawet najlepiej przygotowanej konferencji liczą się detale. Często zapominamy o temperaturze panującej w sali konferencyjnej, jakości oświetlenia, wcześniejszym sprawdzeniu działania sprzętu nagłaśniającego, czy ustawieniu rzutnika. Tymczasem niedopatrzenia związane nawet z takimi drobnostkami mogą się okazać fatalne w skutkach dla naszego wydarzenia.

   Zastanówmy się więc, co może mieć znaczenie dla naszych uczestników. Z pewnością warto zadbać o zróżnicowany catering – dania wegetariańskie, wegańskie, ale i mięsne do wyboru to już absolutny standard podczas prestiżowej konferencji.

   Podobnie należy być ostrożnym ustalając jakość noclegów – tu również należy poznać preferencje uczestników, zwłaszcza jeśli szkolenie ma niższy budżet i musimy łączyć uczestników w pokojach dwuosobowych.

   Organizując konferencję w hotelu SPA pamiętajmy również o organizowaniu czasu w taki sposób, aby nasi uczestnicy mogli naprawdę skorzystać z oferty rekreacyjnej i zregenerować się. Obejrzenie basenu w czasie dziesięciominutowej przerwy kawowej z pewnością nie relaksuje – dajmy naszym gościom szansę na relaks w luksusowych i nieśpiesznych warunkach. Zaowocuje to lepszymi ocenami dla całego przedsięwzięcia, na czym wszystkim przecież zależy.